#30 Plateformes de communication électronique en pleine mutation : à quels changements les administrations doivent-elles s’attendre ?
Les cantons et les communes ont la possibilité aujourd’hui d’utiliser des plateformes pour délivrer de manière sécurisée des documents juridiquement valables par voie numérique. À ce jour, deux plateformes ont été reconnues par la Confédération. La loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine judiciaire (LPCJ) et l’ordonnance sur la communication électronique dans les procédures judiciaires et administratives régies par le droit fédéral (OCEP), qui est actuellement au stade d’avant-projet, prévoient un système d’autorisation qui remplacera le système de reconnaissance utilisé actuellement. Metkel Yosief présente ici les changements auxquels les administrations doivent s’attendre et les points dont elles devraient tenir compte.
Metkel Yosief est juriste auprès de l'association eJustice.ch.
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Questions que les administrations cantonales devraient se poser
Pour se préparer au mieux à l’entrée en vigueur de la LPCJ et de l’OCEP, les administrations devraient faire l’inventaire des plateformes qu’elles utilisent et des procédures pour lesquelles elles s’en servent.
Par exemple, le canton de Thurgovie exploite depuis janvier 2024 un guichet numérique où les habitants du canton peuvent commander des prestations administratives de manière entièrement électronique. Il a prévu de le développer progressivement pour en faire une plateforme de communication électronique sécurisée et permettre, dans la mesure du possible, l’exécution des procédures sans rupture de médias. Cette situation soulève deux questions :
- Qu’implique le nouveau droit fédéral pour cette solution ?
- Qu’implique la LPCJ pour les administrations qui utilisent à l’heure actuelle des services tels qu’IncaMail ou PrivaSphere ?
Les réponses à ces deux questions sont étroitement liées. En fait, la question que doivent se poser toutes les administrations est la suivante :
À l’avenir quelle plateforme pourra être utilisée pour quelle procédure ?
Mon administration utilise une plateforme comme IncaMail ou PrivaSphere. Qu’est-ce qui va changer ?
Il n’est pas nécessaire de modifier toutes les procédures administratives. C’est le type de procédure pour lequel la plateforme est utilisée qui détermine si un changement devra être opéré.
- Les procédures administratives cantonales ordinaires, telles que les autorisations de construire ou les décisions d’aide sociale, ne sont pas soumises automatiquement à la LPCJ. Pour ces procédures, le droit cantonal reste déterminant. La solution utilisée par les administrations peut donc être maintenue si le droit cantonal le prévoit ou l’autorise.
- En revanche, l’utilisation d’une plateforme autorisée sera nécessaire à l’avenir pour les procédures qui relèvent du champ d’application de la LPCJ, c’est-à-dire celles pour lesquelles le droit procédural fait référence à la LPCJ. Dès que les conditions institutionnelles seront remplies et que l’autorisation aura été délivrée, les échanges se feront principalement sur la plateforme justitia.swiss.
- Les services comme IncaMail et PrivaSphere ne deviendront pas forcément superflus. Ils pourront continuer d’être utilisés comme services techniques ou services d’intégration ou pour l’attribution des droits conformément à l’art. 24 LPCJ.
Recommandation : faites l’inventaire des plateformes que votre administration utilise et des procédures pour lesquelles elle s’en sert, puis référez-vous aux réglementations cantonales et à l’avant-projet d’OCEP, qui est en consultation.
Que règle la LPCJ ?
La LPCJ a été adoptée par le Parlement le 20 décembre 2024. Une partie des dispositions est en vigueur depuis le 1er octobre 2025. Le reste devrait entrer en vigueur dès que les conditions techniques et institutionnelles seront réunies, soit en principe le 1er juillet 2027 selon la planification actuelle de l’Office fédéral de la justice (OFJ). Aux termes de l’art. 1, la LPCJ vise à garantir une communication électronique simple et sûre dans le domaine judiciaire, entre les particuliers et les autorités d’une part et entre les autorités d’autre part. C’est principalement la plateforme centralisée justitia.swiss qui sera utilisée pour les échanges.
Pour ce qui est de la pratique, l’art. 2 LPCJ est particulièrement important : il dispose que la loi s’applique uniquement dans la mesure où le droit procédural le prévoit. Autrement dit, la LPCJ ne s’applique pas automatiquement à toutes les formes de communication des autorités. Elle englobe quatre domaines : les procédures pénales, les procédures civiles, les procédures administratives devant les tribunaux de la Confédération et les procédures de décision des autorités fédérales. Par exemple, les avocats utiliseront à l’avenir la plateforme autorisée selon la LPCJ pour communiquer avec les tribunaux cantonaux dans le cadre de procédures civiles. En revanche, les procédures administratives cantonales, telles que les autorisations de construire ou les décisions d’aide sociale, ne tomberont pas automatiquement sous le coup de la LPCJ. Pour ces procédures, le droit administratif cantonal restera déterminant.
Du système de reconnaissance au système d’autorisation
Jusqu’à présent, la reconnaissance des plateformes par la Confédération était régie par l’ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite (OCEI-PCPP). C’est sur cette base que les services IncaMail et Privasphere ont été reconnus comme plateformes. Datant de 2010, cette ordonnance porte essentiellement sur la communication par courrier électronique avec les tribunaux.
Dès l’entrée en vigueur des dernières dispositions de la LPCJ et de l’OCEP, le système actuel de reconnaissance sera remplacé par un système d’autorisations délivrées par l’OFJ. Sur le fond, l’accent sera mis sur d’autres points. Les exigences s’appliqueront de manière uniforme, peu importe que la plateforme soit exploitée au sein de l’infrastructure des autorités ou en dehors. Les plateformes autorisées devront pouvoir recevoir et transmettre des documents d’une taille allant jusqu’à deux gigaoctets, ce qui est nettement plus élevé que les 15 mégaoctets autorisés actuellement par envoi. À l’avenir, les utilisateurs pourront en outre supprimer des documents et des quittances de leur profil. Le taux horaire pour les émoluments restera inchangé à 250 francs. Dès que l’ordonnance d’exécution du Département fédéral de justice et police (DFJP) sera disponible, une évaluation plus complète pourra être faite.
Intégration des besoins des cantons dans le projet de LPCJ pour l’administration fédérale (BEKJ-BV)
Le secrétariat de l’ANS suit de près le développement des plateformes de communication : en 2025, il a rédigé un rapport dans lequel il présente intégralement le thème de la notification par voie électronique dans les procédures administratives. En proposant des mesures concrètes dans les domaines de la normalisation et de l’interopérabilité, l’ANS cherche à harmoniser les canaux de communication qui permettent d’envoyer des notifications en toute sécurité et de recevoir les décisions et les autres documents officiels.
Dans le cadre du projet de LPCJ pour l’administration fédérale (BEKJ-BV), l’OFJ examine comment exploiter les synergies existantes avec la plateforme justitia.swiss, qui a été déployée pour les procédures judiciaires. L’idée est de faire en sorte que justitia.swiss et ses fonctionnalités puissent être utilisées comme base pour les procédures administratives de la Confédération, puis celles des cantons.
Toutes les parties prenantes estiment qu’il est nécessaire de mettre en place une plateforme commune à la Confédération et aux cantons pour la gestion des procédures administratives. Elles doivent cependant encore discuter des diverses procédures, de l’interprétation du droit et du dispositif réglementaire. La Confédération harmonisera sa feuille de route avec celles des cantons.
En avril, l’organe de direction politique de l’ANS a chargé le secrétariat de l’ANS de présenter avant l’automne 2026 un premier rapport sur les mesures stratégiques qu’il serait nécessaire de prendre pour élaborer une plateforme uniforme permettant de traiter les procédures administratives de la Confédération et des cantons.
Trois cas de figure
Prenons comme premier cas de figure une procédure administrative cantonale sans lien avec la LPCJ, telle qu’une autorisation de construire délivrée par une commune ou une décision d’aide sociale. En l’occurrence, la LPCJ ne s’applique pas automatiquement, ce qui signifie que l’administration pourra conserver sa solution dans le cadre du droit cantonal. Il sera donc possible de continuer d’utiliser des services comme IncaMail ou PrivaSphere pour ces procédures, à condition que le droit cantonal le prévoie ou l’autorise.
Prenons comme deuxième cas de figure une procédure relevant du champ d’application de la LPCJ, comme une requête adressée à un tribunal fédéral ou une procédure pénale cantonale. À l’avenir, l’utilisation d’une plateforme autorisée sera nécessaire pour ces procédures. Dès que les conditions institutionnelles seront remplies, à savoir dès que la corporation de droit public aura été constituée par la Confédération et au moins 18 cantons et que la plateforme aura été autorisée par le DFJP, les échanges se feront principalement sur justitia.swiss. La loi prévoit ensuite une mise en œuvre par étape pour les procédures pénales et les procédures civiles. Chaque canton décidera quand l’obligation s’appliquera à ses procédures dans un délai allant d’un an au plus tôt à cinq ans au plus tard après l’entrée en vigueur des dernières dispositions. À cet égard, il pourra traiter différemment les procédures pénales et les procédures civiles.
Le troisième cas de figure se rapporte à l’art. 4 LPCJ, qui dispose que si un canton n’est pas partie à la convention relative à la plateforme centralisée ou si la convention n’est pas conclue, le canton doit mettre lui-même à disposition une plateforme pour les procédures menées par ses autorités. La responsabilité incombera ainsi au canton ou à la collectivité concernée. Les fournisseurs de services actuels ne pourront pas se substituer d’office à une plateforme cantonale. Ils pourront toutefois jouer le rôle de fournisseur technique ou de partenaire d’intégration ou encore être intégrés au système de droits prévu à l’art. 24 LPCJ. Selon cet article, les utilisateurs peuvent attribuer à d’autres utilisateurs le droit de consulter et de transmettre des documents. En pratique, cela signifie que les administrations ou les services mandatés peuvent être impliqués dans certaines opérations sans que la solution utilisée devienne une plateforme au sens de la LPCJ.
Conclusion
Il est utile pour les administrations de faire un bilan de la situation suffisamment tôt. La plateforme justitia.swiss sera mise en service dès que les dernières dispositions de la LPCJ seront entrées en vigueur, soit au 1er juillet 2027 selon les prévisions actuelles. Toutes les procédures ne devront cependant pas être modifiées. L’exemple de la Thurgovie montre comment les solutions cantonales peuvent être développées progressivement sans tomber forcément sous le coup de la LPCJ. Le tableau est un peu différent pour les solutions actuelles : celles-ci perdront la reconnaissance dont elles bénéficient actuellement selon le droit fédéral, mais pourront continuer de jouer un rôle important dans les réglementations cantonales, l’intégration technique ou l’attribution des droits.