#17 Comment archiver des documents numérisés
Les autorités administratives sont tenues d’archiver les dossiers importants. Or, l’archivage à long terme des documents numériques constitue un défi particulièrement difficile. À quoi faut-il faire attention ? Où peut-on trouver de l’aide ? Timur Acemoglu dresse un état des lieux.
Timur Acemoglu est avocat et conseille les collectivités publiques sur les questions de droit de la cyberadministration.
Bases
Les documents qui contiennent des informations importantes sur le plan administratif, juridique ou social doivent être archivés. Par documents, on entend toutes les informations enregistrées, quel que soit leur support, qui ont été reçues ou produites dans le cadre de l’accomplissement de tâches publiques. Cela comprend les outils et les données complémentaires nécessaires à la compréhension de ces informations. Les autorités fédérales et cantonales sont tenues de fournir au service d’archivage concerné les documents dont elles n’ont plus activement besoin et dont l’archivage est requis.
L’archivage des documents de la Confédération (et d’autres personnes de droit public ou de droit privé exécutant des tâches fédérales) est régi par la loi fédérale sur l’archivage (LAr; RS 152.1). Conformément au principe de l’autonomie des cantons en ce qui concerne leur activité administrative (art. 47 de la Constitution), les cantons ont également réglementé de manière autonome les archives cantonales.
Exigences de base en matière d’archivage
Pour pouvoir remplir leur mission de préservation des informations importantes pour la postérité, les services d’archivage doivent s’assurer que l’intégrité des documents conservés est préservée. En d’autres termes, ils doivent garantir l’authenticité et l’intégralité des documents. Les documents ne doivent pas pouvoir être modifiés ultérieurement sans que cela soit détectable. En outre, les documents doivent être compréhensibles et clairs (également à l’avenir), ce qui signifie que les outils et données complémentaires nécessaires à leur compréhension doivent également être archivés. Il faut également s’assurer de la fidélité à l’original (en ce qui concerne la structure et l’apparence) et de l’authenticité (en termes de paternité et d’origine). Enfin, les documents doivent être accessibles, c’est-à-dire qu’ils doivent pouvoir être lus et, si nécessaire, reproduits à l’avenir.
Les défis de l’archivage numérique à long terme
Tandis que les personnes physiques et les personnes morales qui ont une obligation légale de tenir une comptabilité ne doivent conserver leurs documents que pendant une période limitée, les cantons et la Confédération sont généralement tenus de les conserver pour une durée illimitée.
Cet archivage à long terme des documents numériques présente des défis particuliers. Alors que les informations sur papier sont directement accessibles à l’œil humain, les documents numériques se caractérisent par une séparation entre le support, le flux électronique et le contenu : le support lui-même, par exemple la carte mémoire ou le disque dur, ne permet pas une perception directe du contenu. Le contenu n’est consultable qu’après transformation des données stockées sur le support à l’aide d’un matériel informatique et d’un logiciel spécifiques.
En conséquence, l’accès à l’information nécessite une interaction entre le matériel, les logiciels et les processus organisationnels adaptés à la nature du contenu. Cela implique que les services d’archivage suivent l’évolution technique rapide afin de pouvoir gérer la multitude de formats de données et leur évolution dans le temps.
La signature électronique pose des problèmes particuliers : alors que les certificats sous-jacents perdent leur validité après un certain temps (en général 10 ans), l’authenticité et l’intégrité doivent pouvoir être garanties indéfiniment.
Les défis de l’archivage numérique à long terme nécessitent donc des processus spécifiques adaptés aux biens archivés correspondants. L’élaboration et le respect de normes ainsi que l’orientation vers les meilleures pratiques existantes – nationales et internationales – sont essentiels à cet égard.
La Confédération, les cantons et les communes concernés ainsi que la Principauté de Liechtenstein gèrent le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) sur la base d’un accord administratif. Outre un catalogue des formats de fichiers archivés, des normes et directives en vigueur ou en cours d’élaboration et une multitude de projets en cours, le CECO publie aussi sur son site web des outils et des services utiles pour l’archivage numérique.